Strainovic IT

KI an bexio und myfactory anschliessen

Die KI schlägt vor, Sie geben frei. Ich verbinde ein Sprachmodell mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP, so dass wiederkehrende Handarbeit als fertiger Entwurf im System landet: die Offerte zur Anfrage, der Beleg zur Lieferantenrechnung, die Mahnung zum offenen Posten. Gebucht wird nichts ohne Ihr Ja. Jeder Vorgang hinterlässt ein Prüfprotokoll, und die Daten werden in der Schweiz verarbeitet.

Drei Abläufe

Anfrage wird Offerten-Entwurf

Eine Anfrage kommt per Mail, über das Website-Formular oder als gescannter Auftragszettel. Das Modell liest sie, ordnet die Positionen Ihren Artikeln zu und legt die Offerte als Entwurf an, in bexio oder in myfactory. Sie prüfen, ändern und verschicken.

Ablauf: Eine Anfrage per Mail, Formular oder Scan wird vom Modell gelesen, die Positionen werden Artikeln zugeordnet, die Offerte entsteht als Entwurf in bexio oder myfactory, und der Betrieb gibt sie freiMail, Formularoder ScanAnfrage mitWünschen undMengenModell in derSchweizPositionenerkennen,Artikelzuordnen,Protokollbexio odermyfactoryOfferte alsEntwurf mitIhren PreisenSiePrüfen,anpassen,verschickenAblauf: Eine Anfrage per Mail, Formular oder Scan wird vom Modell gelesen, die Positionen werden Artikeln zugeordnet, die Offerte entsteht als Entwurf in bexio oder myfactory, und der Betrieb gibt sie freiMail, Formular oder ScanAnfrage mit Wünschen und MengenModell in der SchweizPositionen erkennen, Artikel zuordnen,Protokollbexio oder myfactoryOfferte als Entwurf mit Ihren PreisenSiePrüfen, anpassen, verschicken

Lieferantenrechnung wird Beleg mit Freigabe

Rechnungen Ihrer Lieferanten landen in einem Postfach-Ordner. Das Modell liest Lieferant, Beträge, MWST und Fälligkeit aus dem PDF und legt den Beleg als Entwurf an. Sie geben die Liste frei, erst dann wird gebucht.

Ablauf: Eine Lieferantenrechnung aus dem Postfach wird vom Modell gelesen, Lieferant, Beträge und MWST werden erkannt, der Beleg entsteht als Entwurf, und der Betrieb gibt ihn frei, bevor gebucht wirdPostfach-OrdnerLieferantenrechnungals PDFModell in derSchweizLieferant,Beträge, MWST,Fälligkeit,Protokollbexio odermyfactoryBeleg alsEntwurf, nochnicht gebuchtSieFreigabe jeBeleg oder alsListeAblauf: Eine Lieferantenrechnung aus dem Postfach wird vom Modell gelesen, Lieferant, Beträge und MWST werden erkannt, der Beleg entsteht als Entwurf, und der Betrieb gibt ihn frei, bevor gebucht wirdPostfach-OrdnerLieferantenrechnung als PDFModell in der SchweizLieferant, Beträge, MWST, Fälligkeit,Protokollbexio oder myfactoryBeleg als Entwurf, noch nicht gebuchtSieFreigabe je Beleg oder als Liste

Offene Posten werden Mahnvorschlag

Aus den offenen Posten entsteht ein Vorschlag, wer wann welche Mahnstufe bekommt, mit Text in der Sprache des Kunden. Sie streichen, was nicht gemahnt werden soll, der Rest geht raus.

Ablauf: Aus den offenen Posten in bexio oder myfactory entsteht ein Mahnvorschlag je Kunde mit Stufe und Text, der Betrieb streicht Ausnahmen, und die Mahnungen gehen hinausbexio odermyfactoryOffene Postenmit FälligkeitModell in derSchweizStufe und Textje Kunde,ProtokollVorschlagslisteWer, welcheStufe, welcherTextSieAusnahmenstreichen,VersandfreigebenAblauf: Aus den offenen Posten in bexio oder myfactory entsteht ein Mahnvorschlag je Kunde mit Stufe und Text, der Betrieb streicht Ausnahmen, und die Mahnungen gehen hinausbexio oder myfactoryOffene Posten mit FälligkeitModell in der SchweizStufe und Text je Kunde, ProtokollVorschlagslisteWer, welche Stufe, welcher TextSieAusnahmen streichen, Versand freigeben

Vorschlag statt Buchung

Sprachmodelle lesen gut und rechnen schlecht. Darum schreibt das Modell bei mir nie direkt in die Buchhaltung. Es erzeugt einen Entwurf, und ein Mensch bestätigt ihn. Jeder Vorgang bekommt ein Prüfprotokoll: was gelesen wurde, was daraus gemacht wurde, wer freigegeben hat. So lässt sich jede Buchung später nachvollziehen, auch gegenüber dem Treuhänder oder der Revision.

Wo die Daten verarbeitet werden

  • Zuerst in der Schweiz: Die Modelle laufen bei Infomaniak in Genf. Anfragen werden dort weder gespeichert noch zum Training verwendet.
  • Sonst in der EU: Wo ein Ablauf ein stärkeres Modell braucht, nehme ich Mistral mit Verarbeitung in Frankreich und ohne Aufbewahrung der Daten.
  • USA nur auf Ihren Wunsch: Modelle von Anthropic oder OpenAI setze ich nur ein, wenn Sie das ausdrücklich wollen, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln, ohne Training, und mit dem offenen Hinweis, dass die Verarbeitung dann in den USA stattfindet.
  • Nur die nötigen Felder: Das Modell bekommt, was es für den Vorgang braucht, nicht die ganze Kundendatei.
  • Vertrag mitgeliefert: Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Datenschutzgesetz, in dem steht, welcher Anbieter welche Daten sieht.

Was dahintersteht, erkläre ich im Ratgeber Schweizer KI im KMU: Apertus, Infomaniak und der Datenschutz.

Was Sie bekommen

  • Festpreis nach einem kurzen Gespräch, in dem wir den Ablauf an Ihren echten Belegen durchgehen
  • 14 Tage Test am laufenden System, Rechnung nach Ihrer Abnahme
  • Zwölf Monate Updates, danach Betreuung auf Wunsch
  • Anbindung direkt an bexio oder myfactory, ohne Zwischenplattform, ohne Abo bei einem Dritten

Für wen

Betriebe in der Schweiz mit bexio oder myfactory, in denen Offerten, Lieferantenrechnungen oder Mahnungen heute von Hand erfasst werden: Handwerk, Produktion, Handel, Dienstleister. Treuhänder, die das für ihre Mandanten einrichten lassen wollen, ebenso.

Für bexio gibt es fertige Anbindungen ohne Projekt: bexio ↔ HubSpot macht aus gewonnenen Deals Offerten und Rechnungen, der bexio-Formular-Connector legt Website-Anfragen als Kontakt an. Für myfactory überträgt die myfactory-Anbindung Termine und Anfragen. Alle Produkte im Überblick: Plugins.

Im Einsatz bei ARNOLD Rahmenmanufaktur, Rombach: Termine aus zeeg landen automatisch mit Adresse, Kontakt und Aufgabe in myfactory, dazu kommt ein Auftragszettel als PDF per Mail.

«Solche Projekte könnte ich auch über die Projektleitung von myfactory abwickeln, doch das bedeutet jedes Mal viel Dokumentationsaufwand, und die Umsetzung dauert entsprechend länger und kostet mehr. Goran hat sofort verstanden, was ich brauche, und es extrem schnell umgesetzt. Schlichtweg perfekt – und bestimmt nicht unser letztes gemeinsames Projekt.»

Dani Arnold, Inhaber

Anfrage

Schreiben Sie mir, welcher der drei Abläufe bei Ihnen am meisten Zeit kostet und ob Sie bexio oder myfactory nutzen: info@strainovic-it.ch

Strainovic IT, Steinach SG, seit 2016 Entwicklung für Schweizer KMU und Agenturen.