Strainovic IT

Connecter l’IA à bexio et myfactory

L’IA propose, vous validez. Je relie un modèle de langage à votre comptabilité ou à votre ERP, de sorte que le travail manuel récurrent arrive dans le système sous forme de projet prêt à l’emploi : l’offre pour la demande, la pièce pour la facture fournisseur, le rappel pour le poste ouvert. Rien n’est comptabilisé sans votre accord. Chaque opération laisse un journal de contrôle, et les données sont traitées en Suisse.

Trois flux

La demande devient un projet d’offre

Une demande arrive par e-mail, via le formulaire du site ou sous forme de bon de commande scanné. Le modèle la lit, associe les positions à vos articles et crée l’offre en tant que projet, dans bexio ou dans myfactory. Vous vérifiez, modifiez et envoyez.

Flux : une demande par e-mail, formulaire ou scan est lue par le modèle, les positions sont associées aux articles, l’offre naît comme projet dans bexio ou myfactory, et l’entreprise la valideE-mail, formulaireou scanDemande avecsouhaits etquantitésModèle en SuisseReconnaître lespositions,associer lesarticles,journalbexio ou myfactoryOffre en projetavec vos prixVousVérifier,adapter,envoyerFlux : une demande par e-mail, formulaire ou scan est lue par le modèle, les positions sont associées aux articles, l’offre naît comme projet dans bexio ou myfactory, et l’entreprise la valideE-mail, formulaire ou scanDemande avec souhaits et quantitésModèle en SuisseReconnaître les positions, associer lesarticles, journalbexio ou myfactoryOffre en projet avec vos prixVousVérifier, adapter, envoyer

La facture fournisseur devient une pièce à valider

Les factures de vos fournisseurs arrivent dans un dossier de la boîte mail. Le modèle lit le fournisseur, les montants, la TVA et l’échéance dans le PDF et crée la pièce comme projet. Vous validez la liste, et c’est seulement alors que l’écriture est passée.

Flux : une facture fournisseur de la boîte mail est lue par le modèle, fournisseur, montants et TVA sont reconnus, la pièce naît comme projet, et l’entreprise la valide avant toute écritureDossier de laboîte mailFacturefournisseur enPDFModèle en SuisseFournisseur,montants, TVA,échéance,journalbexio ou myfactoryPièce enprojet, pasencorecomptabiliséeVousValidation parpièce ou parlisteFlux : une facture fournisseur de la boîte mail est lue par le modèle, fournisseur, montants et TVA sont reconnus, la pièce naît comme projet, et l’entreprise la valide avant toute écritureDossier de la boîte mailFacture fournisseur en PDFModèle en SuisseFournisseur, montants, TVA, échéance,journalbexio ou myfactoryPièce en projet, pas encorecomptabiliséeVousValidation par pièce ou par liste

Les postes ouverts deviennent une proposition de rappel

À partir des postes ouverts naît une proposition : qui reçoit quel niveau de rappel et quand, avec un texte dans la langue du client. Vous biffez ce qui ne doit pas être rappelé, le reste part.

Flux : à partir des postes ouverts dans bexio ou myfactory naît une proposition de rappel par client avec niveau et texte, l’entreprise biffe les exceptions, et les rappels partentbexio ou myfactoryPostes ouvertsavec échéanceModèle en SuisseNiveau et textepar client,journalListe depropositionsQui, quelniveau, queltexteVousBiffer lesexceptions,valider l’envoiFlux : à partir des postes ouverts dans bexio ou myfactory naît une proposition de rappel par client avec niveau et texte, l’entreprise biffe les exceptions, et les rappels partentbexio ou myfactoryPostes ouverts avec échéanceModèle en SuisseNiveau et texte par client, journalListe de propositionsQui, quel niveau, quel texteVousBiffer les exceptions, valider l’envoi

Proposition, pas écriture

Les modèles de langage lisent bien et calculent mal. C’est pourquoi, chez moi, le modèle n’écrit jamais directement dans la comptabilité. Il produit un projet, et une personne le confirme. Chaque opération reçoit un journal de contrôle : ce qui a été lu, ce qui en a été fait, qui a validé. Chaque écriture reste ainsi traçable, aussi vis-à-vis de la fiduciaire ou de la révision.

Où les données sont traitées

  • D’abord en Suisse : les modèles tournent chez Infomaniak à Genève. Les requêtes n’y sont ni conservées ni utilisées pour l’entraînement.
  • Sinon dans l’UE : là où un flux exige un modèle plus puissant, je prends Mistral avec traitement en France et sans conservation des données.
  • États-Unis seulement à votre demande : les modèles d’Anthropic ou d’OpenAI, je ne les utilise que si vous le souhaitez expressément, avec contrat de sous-traitance et clauses contractuelles types, sans entraînement, et en indiquant ouvertement que le traitement a alors lieu aux États-Unis.
  • Seulement les champs nécessaires : le modèle reçoit ce dont il a besoin pour l’opération, pas tout le fichier clients.
  • Contrat fourni : vous recevez un contrat de sous-traitance selon la loi sur la protection des données, qui indique quel prestataire voit quelles données.

Ce qu’il y a derrière, je l’explique dans le guide IA suisse pour les PME : Apertus, Infomaniak et la protection des données.

Ce que vous recevez

  • Un prix fixe après un bref entretien, au cours duquel nous passons le flux en revue sur vos vraies pièces
  • 14 jours de test sur le système en production, facture après votre réception
  • Douze mois de mises à jour, ensuite suivi sur demande
  • Liaison directe à bexio ou myfactory, sans plateforme intermédiaire, sans abonnement chez un tiers

Pour qui

Les entreprises en Suisse avec bexio ou myfactory où les offres, les factures fournisseurs ou les rappels sont aujourd’hui saisis à la main : artisanat, production, commerce, services. Les fiduciaires qui veulent le faire mettre en place pour leurs mandants, également.

Pour bexio, il existe des liaisons prêtes à l’emploi sans projet : bexio ↔ HubSpot transforme les deals gagnés en offres et factures, le connecteur de formulaires bexio crée les demandes du site comme contact. Pour myfactory, la liaison myfactory transfère rendez-vous et demandes. Tous les produits en un coup d’œil : Plugins.

En service chez ARNOLD Rahmenmanufaktur, Rombach : les rendez-vous pris via zeeg arrivent automatiquement dans myfactory avec adresse, contact et tâche, accompagnés d’un bon de commande en PDF par e-mail.

« De tels projets, je pourrais aussi les confier à la gestion de projet de myfactory, mais cela signifie chaque fois beaucoup de documentation, et la mise en œuvre dure d’autant plus longtemps et coûte plus cher. Goran a tout de suite compris ce dont j’avais besoin et l’a réalisé extrêmement vite. Tout simplement parfait – et certainement pas notre dernier projet commun. »

Dani Arnold, propriétaire

Demande

Écrivez-moi lequel des trois flux vous coûte le plus de temps et si vous utilisez bexio ou myfactory : info@strainovic-it.ch

Strainovic IT, Steinach SG, développement pour les PME et agences suisses depuis 2016.