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Collegare l’IA a bexio e myfactory

L’IA propone, voi approvate. Collego un modello linguistico alla vostra contabilità o al vostro ERP, così che il lavoro manuale ricorrente arrivi nel sistema come bozza pronta: l’offerta per la richiesta, il documento per la fattura del fornitore, il sollecito per la partita aperta. Niente viene registrato senza il vostro sì. Ogni operazione lascia un registro di controllo, e i dati vengono elaborati in Svizzera.

Tre flussi

La richiesta diventa bozza di offerta

Una richiesta arriva per e-mail, dal modulo del sito o come buono d’ordine scansionato. Il modello la legge, abbina le posizioni ai vostri articoli e crea l’offerta come bozza, in bexio o in myfactory. Voi verificate, modificate e inviate.

Flusso: una richiesta per e-mail, modulo o scansione viene letta dal modello, le posizioni vengono abbinate agli articoli, l’offerta nasce come bozza in bexio o myfactory, e l’azienda la approvaE-mail, modulo oscansioneRichiesta condesideri equantitàModello inSvizzeraRiconoscere leposizioni,abbinare gliarticoli,registrobexio o myfactoryOfferta comebozza con ivostri prezziVoiVerificare,adattare,inviareFlusso: una richiesta per e-mail, modulo o scansione viene letta dal modello, le posizioni vengono abbinate agli articoli, l’offerta nasce come bozza in bexio o myfactory, e l’azienda la approvaE-mail, modulo o scansioneRichiesta con desideri e quantitàModello in SvizzeraRiconoscere le posizioni, abbinare gliarticoli, registrobexio o myfactoryOfferta come bozza con i vostri prezziVoiVerificare, adattare, inviare

La fattura fornitore diventa documento da approvare

Le fatture dei vostri fornitori arrivano in una cartella della casella di posta. Il modello legge fornitore, importi, IVA e scadenza dal PDF e crea il documento come bozza. Voi approvate l’elenco, e solo allora viene registrato.

Flusso: una fattura fornitore dalla casella di posta viene letta dal modello, fornitore, importi e IVA vengono riconosciuti, il documento nasce come bozza, e l’azienda lo approva prima della registrazioneCartella dellacasella di postaFatturafornitore inPDFModello inSvizzeraFornitore,importi, IVA,scadenza,registrobexio o myfactoryDocumento comebozza, nonancoraregistratoVoiApprovazioneper documento oper elencoFlusso: una fattura fornitore dalla casella di posta viene letta dal modello, fornitore, importi e IVA vengono riconosciuti, il documento nasce come bozza, e l’azienda lo approva prima della registrazioneCartella della casella di postaFattura fornitore in PDFModello in SvizzeraFornitore, importi, IVA, scadenza,registrobexio o myfactoryDocumento come bozza, non ancoraregistratoVoiApprovazione per documento o per elenco

Le partite aperte diventano proposta di sollecito

Dalle partite aperte nasce una proposta: chi riceve quale livello di sollecito e quando, con testo nella lingua del cliente. Voi cancellate ciò che non va sollecitato, il resto parte.

Flusso: dalle partite aperte in bexio o myfactory nasce una proposta di sollecito per cliente con livello e testo, l’azienda cancella le eccezioni, e i solleciti partonobexio o myfactoryPartite apertecon scadenzaModello inSvizzeraLivello e testoper cliente,registroElenco delleproposteChi, qualelivello, qualetestoVoiCancellare leeccezioni,approvarel’invioFlusso: dalle partite aperte in bexio o myfactory nasce una proposta di sollecito per cliente con livello e testo, l’azienda cancella le eccezioni, e i solleciti partonobexio o myfactoryPartite aperte con scadenzaModello in SvizzeraLivello e testo per cliente, registroElenco delle proposteChi, quale livello, quale testoVoiCancellare le eccezioni, approvarel’invio

Proposta, non registrazione

I modelli linguistici leggono bene e calcolano male. Per questo da me il modello non scrive mai direttamente nella contabilità. Produce una bozza, e una persona la conferma. Ogni operazione riceve un registro di controllo: cosa è stato letto, cosa ne è stato fatto, chi ha approvato. Così ogni registrazione resta tracciabile, anche verso il fiduciario o la revisione.

Dove vengono elaborati i dati

  • Prima in Svizzera: i modelli girano presso Infomaniak a Ginevra. Le richieste non vengono né conservate né usate per l’addestramento.
  • Altrimenti nell’UE: dove un flusso richiede un modello più potente, uso Mistral con elaborazione in Francia e senza conservazione dei dati.
  • Stati Uniti solo su vostra richiesta: i modelli di Anthropic o OpenAI li impiego solo se lo volete espressamente, con contratto di responsabile del trattamento e clausole contrattuali standard, senza addestramento, e con l’indicazione aperta che l’elaborazione avviene allora negli Stati Uniti.
  • Solo i campi necessari: il modello riceve ciò che serve per l’operazione, non l’intero archivio clienti.
  • Contratto incluso: ricevete un contratto di responsabile del trattamento secondo la legge sulla protezione dei dati, in cui è scritto quale fornitore vede quali dati.

Cosa c’è dietro lo spiego nella guida IA svizzera per le PMI: Apertus, Infomaniak e la protezione dei dati.

Cosa ricevete

  • Prezzo fisso dopo un breve colloquio, in cui esaminiamo il flusso sui vostri documenti reali
  • 14 giorni di prova sul sistema in produzione, fattura dopo il vostro collaudo
  • Dodici mesi di aggiornamenti, poi assistenza su richiesta
  • Collegamento diretto a bexio o myfactory, senza piattaforma intermedia, senza abbonamento presso terzi

Per chi

Aziende in Svizzera con bexio o myfactory, in cui offerte, fatture fornitori o solleciti oggi vengono inseriti a mano: artigianato, produzione, commercio, servizi. Anche i fiduciari che vogliono farlo configurare per i loro mandanti.

Per bexio esistono collegamenti pronti senza progetto: bexio ↔ HubSpot trasforma i deal vinti in offerte e fatture, il connettore moduli bexio crea le richieste dal sito come contatto. Per myfactory il collegamento myfactory trasferisce appuntamenti e richieste. Tutti i prodotti in sintesi: Plugin.

In uso presso ARNOLD Rahmenmanufaktur, Rombach: gli appuntamenti prenotati tramite zeeg arrivano automaticamente in myfactory con indirizzo, contatto e attività, più un buono d’ordine in PDF per e-mail.

«Progetti del genere potrei affidarli anche alla gestione progetti di myfactory, ma ogni volta significa molta documentazione, e la realizzazione dura di più e costa di più. Goran ha capito subito di cosa avevo bisogno e l’ha realizzato in tempi rapidissimi. Semplicemente perfetto – e di certo non il nostro ultimo progetto insieme.»

Dani Arnold, titolare

Richiesta

Scrivetemi quale dei tre flussi vi costa più tempo e se usate bexio o myfactory: info@strainovic-it.ch

Strainovic IT, Steinach SG, sviluppo per PMI e agenzie svizzere dal 2016.