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bexio ↔ HubSpot: aus dem gewonnenen Deal wird der Beleg

Kein Deal mehr abtippen. Steht ein Deal in HubSpot auf «gewonnen», entsteht in bexio die Offerte oder Rechnung, mit Firma, Kontaktperson und Positionen. Belegnummer und Zahlungsstand stehen danach im Deal.

Ablauf: Ein gewonnener Deal in HubSpot wird zur Offerte oder Rechnung in bexio, Belegnummer und Zahlungsstand kommen zurück in den DealHubSpotDeal steht auf«gewonnen»bexio ↔ HubSpotFirma undKontaktpersonfinden oderanlegenbexioOfferte oderRechnung mitden PositionenHubSpotBelegnummer undZahlungsstandim DealAblauf: Ein gewonnener Deal in HubSpot wird zur Offerte oder Rechnung in bexio, Belegnummer und Zahlungsstand kommen zurück in den DealHubSpotDeal steht auf «gewonnen»bexio ↔ HubSpotFirma und Kontaktperson finden oderanlegenbexioOfferte oder Rechnung mit denPositionenHubSpotBelegnummer und Zahlungsstand im Deal

Das Problem

Die bestehende Anbindung zwischen HubSpot und bexio gleicht nur Kontakte ab. Firma und Person werden nicht miteinander verknüpft, und aus einem gewonnenen Deal entsteht in bexio weder Offerte noch Rechnung. Also wird der Deal in bexio von Hand nachgetippt, und wer wissen will, ob bezahlt ist, schaut in der Buchhaltung nach.

Vorher und nachher: was sich mit der Anbindung bexio ↔ HubSpot ändertBisherDeal in bexio von Hand nachtippenMit der AnbindungOfferte oder Rechnung entsteht ausdem DealBisherFirma und Person nicht verknüpftMit der AnbindungKontaktperson mit der Firma verknüpftBisherOb bezahlt ist, steht nur in derBuchhaltungMit der AnbindungOffen, Restbetrag oder bezahlt: imDeal sichtbarVorher und nachher: was sich mit der Anbindung bexio ↔ HubSpot ändertBisherDeal in bexio von Hand nachtippenMit der AnbindungOfferte oder Rechnung entsteht aus demDealBisherFirma und Person nicht verknüpftMit der AnbindungKontaktperson mit der Firma verknüpftBisherOb bezahlt ist, steht nur in derBuchhaltungMit der AnbindungOffen, Restbetrag oder bezahlt: im Dealsichtbar

Was es tut

  • Legt aus jedem gewonnenen Deal eine Offerte oder Rechnung in bexio an, mit den Positionen des Deals; hat der Deal nur einen Betrag, wird daraus eine Position
  • Findet die Firma in bexio über den Namen oder die Domain der Website, sonst legt es sie neu an; die Kontaktperson findet es über die E-Mail-Adresse und verknüpft sie mit der Firma
  • Schreibt Belegnummer und Link zu bexio in eigene Felder am Deal
  • Holt den Stand regelmässig zurück nach HubSpot: Offerte offen oder angenommen, Rechnung offen mit Restbetrag oder bezahlt
  • Ändert sich der Deal, solange der Beleg in bexio noch ein Entwurf ist, wird der Beleg angepasst
  • Jeder Deal nur einmal; ist bexio kurz nicht erreichbar, wird die Übertragung automatisch wiederholt, und lässt sich ein Deal nicht übertragen, steht der Grund im Deal

Einrichtung

In einer Viertelstunde eingerichtet, ohne Installation auf Ihren Rechnern oder Servern: Sie fügen die App in HubSpot hinzu, klicken auf «Mit bexio verbinden» und bestätigen die Einstellungen. Belegart, MWST-Satz, Erlöskonto, Einheit und zuständiger Benutzer sind aus Ihrem bexio-Konto vorbelegt. Die Anmeldung bei bexio läuft über meinen Verbindungsdienst connect.strainovic-it.ch, der Dienst selbst läuft auf einem Server von Infomaniak in der Schweiz.

Preis

  • 30 Tage gratis testen, mit Ihren echten Deals
  • Danach CHF 29 pro Monat, monatlich kündbar

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Strainovic IT, Steinach SG, seit 2016 Entwicklung für Schweizer KMU und Agenturen. Ebenfalls für bexio: bexio-Formular-Connector, Website-Anfragen direkt in bexio.