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bexio ↔ HubSpot: aus dem gewonnenen Deal wird der Beleg

Kein Deal mehr abtippen. Steht ein Deal in HubSpot auf «gewonnen», entsteht in bexio die Offerte oder Rechnung, mit Firma, Kontaktperson und Positionen. Belegnummer und Zahlungsstand stehen danach im Deal.

Ablauf: Ein gewonnener Deal in HubSpot wird zur Offerte oder Rechnung in bexio, Belegnummer und Zahlungsstand kommen zurück in den DealHubSpotDeal steht auf«gewonnen»bexio ↔ HubSpotFirma undKontaktpersonfinden oderanlegenbexioOfferte oderRechnung mitden PositionenHubSpotBelegnummer undZahlungsstandim DealAblauf: Ein gewonnener Deal in HubSpot wird zur Offerte oder Rechnung in bexio, Belegnummer und Zahlungsstand kommen zurück in den DealHubSpotDeal steht auf «gewonnen»bexio ↔ HubSpotFirma und Kontaktperson finden oderanlegenbexioOfferte oder Rechnung mit denPositionenHubSpotBelegnummer und Zahlungsstand im Deal
Kontaktabgleich: Wird eine Firma oder Person in HubSpot oder bexio geändert, steht die Änderung auch auf der anderen Seite, bei gleichzeitiger Änderung gilt HubSpotHubSpot oder bexioFirma oder Persongeändert, etwa Adresseoder Telefonbexio ↔ HubSpotGleicht Name, Adresse,Telefon, E-Mail undSprache ab, Strasseund Hausnummergetrenntbexio oder HubSpotDieselben Angaben,Person mit der FirmaverknüpftKontaktabgleich: Wird eine Firma oder Person in HubSpot oder bexio geändert, steht die Änderung auch auf der anderen Seite, bei gleichzeitiger Änderung gilt HubSpotHubSpot oder bexioFirma oder Person geändert, etwaAdresse oder Telefonbexio ↔ HubSpotGleicht Name, Adresse, Telefon, E-Mailund Sprache ab, Strasse und Hausnummergetrenntbexio oder HubSpotDieselben Angaben, Person mit der Firmaverknüpft

Das Problem

Die Gratis-App von HubSpot gleicht nur Kontakte ab, und das nur in eine Richtung. Seit bexio Strasse und Hausnummer getrennt führt, kommen Adressen aus HubSpot nicht mehr in bexio an, die Verknüpfung zwischen Firma und Person auch nicht, und das Sprachfeld fehlt. Aus einem gewonnenen Deal entsteht in bexio weder Offerte noch Rechnung. Also wird der Deal in bexio von Hand nachgetippt, und wer wissen will, ob bezahlt ist, schaut in der Buchhaltung nach.

Vorher und nachher: was sich mit der Anbindung bexio ↔ HubSpot ändertBisherDeal in bexio von Hand nachtippenMit der AnbindungOfferte oder Rechnung entsteht ausdem DealBisherFirma und Person nicht verknüpftMit der AnbindungKontaktperson mit der Firma verknüpftBisherAbgleich nur in eine RichtungMit der AnbindungKontakte in beide RichtungenabgeglichenBisherAdresse kommt nicht in bexio anMit der AnbindungStrasse und Hausnummer getrennt inbexioBisherOb bezahlt ist, steht nur in derBuchhaltungMit der AnbindungOffen, Restbetrag oder bezahlt: imDeal sichtbarVorher und nachher: was sich mit der Anbindung bexio ↔ HubSpot ändertBisherDeal in bexio von Hand nachtippenMit der AnbindungOfferte oder Rechnung entsteht aus demDealBisherFirma und Person nicht verknüpftMit der AnbindungKontaktperson mit der Firma verknüpftBisherAbgleich nur in eine RichtungMit der AnbindungKontakte in beide RichtungenabgeglichenBisherAdresse kommt nicht in bexio anMit der AnbindungStrasse und Hausnummer getrennt inbexioBisherOb bezahlt ist, steht nur in derBuchhaltungMit der AnbindungOffen, Restbetrag oder bezahlt: im Dealsichtbar

Was es tut

  • Legt aus jedem gewonnenen Deal eine Offerte oder Rechnung in bexio an, mit den Positionen des Deals; hat der Deal nur einen Betrag, wird daraus eine Position
  • Findet die Firma in bexio über den Namen oder die Domain der Website, sonst legt es sie neu an; die Kontaktperson findet es über die E-Mail-Adresse und verknüpft sie mit der Firma
  • Schreibt Belegnummer und Link zu bexio in eigene Felder am Deal
  • Holt den Stand regelmässig zurück nach HubSpot: Offerte offen oder angenommen, Rechnung offen mit Restbetrag oder bezahlt
  • Ändert sich der Deal, solange der Beleg in bexio noch ein Entwurf ist, wird der Beleg angepasst
  • Jeder Deal nur einmal; ist bexio kurz nicht erreichbar, wird die Übertragung automatisch wiederholt, und lässt sich ein Deal nicht übertragen, steht der Grund im Deal
  • Gleicht auf Wunsch Firmen und Personen in beide Richtungen ab: Firmen mit Name, Website, Adresse und Telefon, Personen mit Name, Adresse, Telefon, E-Mail und Sprache; das eine Adressfeld von HubSpot wird in bexio zu Strasse und Hausnummer getrennt
  • Verknüpft Person und Firma auf beiden Seiten; eine neue Firma aus HubSpot kommt nach bexio, eine neue Person nur zusammen mit ihrer Firma
  • Der erste Abgleich füllt nur leere Felder; danach geht jede Änderung auf die andere Seite, und ändern beide Seiten dasselbe Feld, gilt HubSpot
  • Den Kontaktabgleich schalten Sie auf der Einrichtungsseite ein

So sieht es aus

HubSpot-Deal «Wartungsvertrag Gebäudetechnik 2027» in der Phase «Vertrag gesendet», mit Kontaktperson Sandra Keller und Firma Muster Elektro AG
1. Der Deal in HubSpot, noch nicht gewonnen. Firma, Kontaktperson und Positionen sind erfasst.
Derselbe Deal auf «Abgeschlossen und gewonnen», in den bexio-Feldern stehen Offertnummer AN-00030 und der Link zur Offerte in bexio
2. Deal auf «gewonnen» gesetzt: Kurz darauf stehen Offertnummer und Link zu bexio im Deal.
Offerte AN-00030 in bexio für Muster Elektro AG, Kontaktperson Sandra Keller, mit den zwei Positionen aus dem Deal und Total CHF 6'918.40 inklusive MWST
3. Die Offerte in bexio, mit Kontaktperson und den Positionen aus dem Deal, MWST gerechnet.
Der Deal in HubSpot mit dem Feld «bexio Stand»: Offerte angenommen
4. Wird die Offerte in bexio angenommen, steht das im Deal: «Offerte angenommen».

Einrichtung

Keine Programmierung, keine Installation auf Ihren Rechnern oder Servern. In einer Viertelstunde eingerichtet:

  1. App in HubSpot hinzufügen
  2. Auf «Mit bexio verbinden» klicken und bei bexio anmelden
  3. Die Rechnungsadresse bestätigen, vorbelegt aus Ihrem bexio-Firmenprofil
  4. Die vorbelegten Einstellungen bestätigen

Belegart, MWST-Satz, Erlöskonto, Einheit und zuständiger Benutzer sind aus Ihrem bexio-Konto vorbelegt. Den Kontaktabgleich schalten Sie auf derselben Seite mit einem Häkchen ein. Die Anmeldung bei bexio läuft über meinen Verbindungsdienst connect.strainovic-it.ch, der Dienst selbst läuft auf einem Server von Infomaniak in der Schweiz.

Preis

  • 30 Tage gratis und unverbindlich, mit Ihren echten Deals
  • Danach CHF 348 pro Jahr. Verbindlich wird es erst mit Ihrer Zahlung; ohne Zahlung endet die Übertragung, und es entstehen keine Kosten. Das bezahlte Jahr läuft zu Ende, ohne Rückzahlung; nichts verlängert sich von selbst, die nächste Jahresrechnung ist ein Angebot

Testen

30 Tage gratis testen

  1. Die App in HubSpot installieren, dafür braucht es Admin-Rechte. Die App ist noch nicht von HubSpot geprüft, darum zeigt HubSpot einen Warnhinweis, den Sie mit einer Eingabe bestätigen.
  2. Auf «Mit bexio verbinden» klicken und bei bexio anmelden. Ab dann laufen die 30 Testtage.
  3. Danach die Rechnungsadresse bestätigen, sie ist aus Ihrem bexio-Firmenprofil vorbelegt. Die Jahresrechnung kommt 7 Tage vor Testende per Mail, zahlbar in 30 Tagen, bis dahin läuft die Übertragung weiter; ohne Zahlung entstehen keine Kosten.

Lieber zuerst Fragen klären? Schreiben Sie mir.

Sollen auch Anfragen per Mail, Lieferantenrechnungen oder Mahnungen von einem Sprachmodell vorbereitet werden, mit Freigabe in bexio: KI an bexio und myfactory anschliessen.

Strainovic IT, Steinach SG, seit 2016 Entwicklung für Schweizer KMU und Agenturen.