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bexio ↔ HubSpot: dal deal vinto nasce il documento

Basta ribattere i deal. Appena un deal in HubSpot passa a «vinto», in bexio nasce l’offerta o la fattura, con ditta, persona di contatto e posizioni. Numero del documento e stato del pagamento compaiono poi nel deal.

Flusso: un deal vinto in HubSpot diventa un’offerta o una fattura in bexio, numero del documento e stato del pagamento tornano nel dealHubSpotIl deal passa a«vinto»bexio ↔ HubSpotTrova o creaditta e personadi contattobexioOfferta ofattura con leposizioni deldealHubSpotNumero deldocumento estato delpagamento neldealFlusso: un deal vinto in HubSpot diventa un’offerta o una fattura in bexio, numero del documento e stato del pagamento tornano nel dealHubSpotIl deal passa a «vinto»bexio ↔ HubSpotTrova o crea ditta e persona dicontattobexioOfferta o fattura con le posizioni deldealHubSpotNumero del documento e stato delpagamento nel deal
Sincronizzazione dei contatti: se una ditta o una persona viene modificata in HubSpot o in bexio, la modifica compare anche dall’altra parte, in caso di modifica simultanea vale HubSpotHubSpot o bexioDitta o personamodificata, peresempio indirizzo otelefonobexio ↔ HubSpotSincronizza nome,indirizzo, telefono,e-mail e lingua, via enumero civico separatibexio o HubSpotGli stessi dati,persona collegata alladittaSincronizzazione dei contatti: se una ditta o una persona viene modificata in HubSpot o in bexio, la modifica compare anche dall’altra parte, in caso di modifica simultanea vale HubSpotHubSpot o bexioDitta o persona modificata, per esempioindirizzo o telefonobexio ↔ HubSpotSincronizza nome, indirizzo, telefono,e-mail e lingua, via e numero civicoseparatibexio o HubSpotGli stessi dati, persona collegata alladitta

Il problema

L’app gratuita di HubSpot sincronizza solo i contatti, e in una sola direzione. Da quando bexio separa via e numero civico, gli indirizzi da HubSpot non arrivano più in bexio, il collegamento tra ditta e persona nemmeno, e manca il campo della lingua. Da un deal vinto in bexio non nasce né un’offerta né una fattura. Così il deal viene ribattuto a mano in bexio, e chi vuole sapere se è stato pagato deve guardare nella contabilità.

Prima e dopo: cosa cambia con il collegamento bexio ↔ HubSpotFinoraRibattere il deal a mano in bexioCon il collegamentoL’offerta o la fattura nasce dal dealFinoraDitta e persona non collegateCon il collegamentoPersona di contatto collegata alladittaFinoraSincronizzazione in una soladirezioneCon il collegamentoContatti sincronizzati in entrambe ledirezioniFinoraL’indirizzo non arriva in bexioCon il collegamentoVia e numero civico separati in bexioFinoraSe è pagato lo dice solo lacontabilitàCon il collegamentoAperta, importo residuo o pagata:visibile nel dealPrima e dopo: cosa cambia con il collegamento bexio ↔ HubSpotFinoraRibattere il deal a mano in bexioCon il collegamentoL’offerta o la fattura nasce dal dealFinoraDitta e persona non collegateCon il collegamentoPersona di contatto collegata alladittaFinoraSincronizzazione in una sola direzioneCon il collegamentoContatti sincronizzati in entrambe ledirezioniFinoraL’indirizzo non arriva in bexioCon il collegamentoVia e numero civico separati in bexioFinoraSe è pagato lo dice solo la contabilitàCon il collegamentoAperta, importo residuo o pagata:visibile nel deal

Cosa fa

  • Crea in bexio un’offerta o una fattura per ogni deal vinto, con le posizioni del deal; se il deal ha solo un importo, questo diventa una posizione
  • Trova la ditta in bexio tramite il nome o il dominio del sito, altrimenti la crea; trova la persona di contatto tramite l’indirizzo e-mail e la collega alla ditta
  • Scrive il numero del documento e il link a bexio in campi dedicati del deal
  • Riporta regolarmente lo stato in HubSpot: offerta aperta o accettata, fattura aperta con l’importo residuo o pagata
  • Se il deal cambia mentre il documento in bexio è ancora una bozza, il documento viene aggiornato
  • Ogni deal una sola volta; se bexio è brevemente irraggiungibile, il trasferimento viene ripetuto automaticamente, e se un deal non può essere trasferito, il motivo compare nel deal
  • Sincronizza su richiesta ditte e persone in entrambe le direzioni: ditte con nome, sito web, indirizzo e telefono, persone con nome, indirizzo, telefono, e-mail e lingua; l’unico campo indirizzo di HubSpot viene separato in bexio in via e numero civico
  • Collega persona e ditta su entrambi i lati; una nuova ditta da HubSpot viene creata in bexio, una nuova persona solo insieme alla sua ditta
  • La prima sincronizzazione riempie solo i campi vuoti; poi ogni modifica passa all’altro lato, e se entrambi i lati modificano lo stesso campo, vale HubSpot
  • La sincronizzazione dei contatti si attiva nella pagina di configurazione

Come appare

Le schermate mostrano HubSpot e bexio in tedesco.

Deal HubSpot «Wartungsvertrag Gebäudetechnik 2027» nella fase «contratto inviato», con la persona di contatto Sandra Keller e l’azienda Muster Elektro AG
1. Il deal in HubSpot, non ancora vinto. Azienda, persona di contatto e posizioni sono registrate.
Lo stesso deal nella fase «chiuso e vinto»; nei campi bexio compaiono il numero d’offerta AN-00030 e il link all’offerta in bexio
2. Deal impostato su «vinto»: poco dopo numero d’offerta e link a bexio compaiono nel deal.
Offerta AN-00030 in bexio per Muster Elektro AG, persona di contatto Sandra Keller, con le due posizioni del deal e un totale di CHF 6'918.40 IVA inclusa
3. L’offerta in bexio, con persona di contatto e posizioni del deal, IVA calcolata.
Il deal in HubSpot con il campo «bexio Stand»: offerta accettata
4. Quando l’offerta viene accettata in bexio, il deal lo indica: «Offerte angenommen».

Configurazione

Nessuna programmazione, nulla da installare sui vostri computer o server. Pronto in un quarto d’ora:

  1. Aggiungere l’app in HubSpot
  2. Cliccare su «Connetti a bexio» e accedere a bexio
  3. Confermare l’indirizzo di fatturazione, precompilato dal profilo aziendale in bexio
  4. Confermare le impostazioni precompilate

Tipo di documento, aliquota IVA, conto ricavi, unità e utente responsabile sono precompilati dal vostro conto bexio. Lì attivate la sincronizzazione dei contatti spuntando una casella. L’accesso a bexio passa dal mio servizio di connessione connect.strainovic-it.ch, e il servizio stesso gira su un server di Infomaniak in Svizzera.

Prezzo

  • 30 giorni gratis e senza impegno, con i vostri deal reali
  • Poi CHF 348 all’anno. Diventa vincolante solo con il vostro pagamento; senza pagamento il trasferimento termina e non nasce alcun costo. L’anno pagato va fino alla fine, senza rimborso; nulla si rinnova da sé, la fattura annuale successiva è una proposta

Provare

Provare gratis per 30 giorni

  1. Installare l’app in HubSpot, servono diritti di amministratore. L’app non è ancora verificata da HubSpot, perciò HubSpot mostra un avviso, che confermate con un’immissione.
  2. Cliccare su «Connetti a bexio» e accedere a bexio. Da quel momento decorrono i 30 giorni di prova.
  3. Poi confermare l’indirizzo di fatturazione, precompilato dal profilo aziendale in bexio. La fattura annuale arriva per e-mail 7 giorni prima della fine della prova, pagabile entro 30 giorni, fino ad allora il trasferimento continua; senza pagamento non nasce alcun costo.

Preferite prima chiarire delle domande? Scrivetemi.

Per far preparare anche richieste per e-mail, fatture fornitori o solleciti da un modello linguistico, con approvazione in bexio: Collegare l’IA a bexio e myfactory.

Strainovic IT, Steinach SG, sviluppo per PMI e agenzie svizzere dal 2016.