Strainovic IT

bexio ↔ HubSpot : le deal gagné devient un document

Fini la ressaisie des deals. Dès qu’un deal passe à « gagné » dans HubSpot, l’offre ou la facture est créée dans bexio, avec l’entreprise, la personne de contact et les lignes. Le numéro du document et l’état du paiement figurent ensuite dans le deal.

Déroulement : un deal gagné dans HubSpot devient une offre ou une facture dans bexio, le numéro du document et l’état du paiement reviennent dans le dealHubSpotLe deal passe à« gagné »bexio ↔ HubSpotRetrouve oucréel’entreprise etla personne decontactbexioOffre oufacture avecles lignes dudealHubSpotNuméro dudocument etétat dupaiement dansle dealDéroulement : un deal gagné dans HubSpot devient une offre ou une facture dans bexio, le numéro du document et l’état du paiement reviennent dans le dealHubSpotLe deal passe à « gagné »bexio ↔ HubSpotRetrouve ou crée l’entreprise et lapersonne de contactbexioOffre ou facture avec les lignes dudealHubSpotNuméro du document et état du paiementdans le deal
Synchronisation des contacts : si une entreprise ou une personne est modifiée dans HubSpot ou dans bexio, la modification apparaît aussi de l’autre côté, HubSpot prime en cas de modification simultanéeHubSpot ou bexioEntreprise ou personnemodifiée, par exemplel’adresse ou letéléphonebexio ↔ HubSpotSynchronise nom,adresse, téléphone,e-mail et langue, rueet numéro séparésbexio ou HubSpotLes mêmes données,personne reliée àl’entrepriseSynchronisation des contacts : si une entreprise ou une personne est modifiée dans HubSpot ou dans bexio, la modification apparaît aussi de l’autre côté, HubSpot prime en cas de modification simultanéeHubSpot ou bexioEntreprise ou personne modifiée, parexemple l’adresse ou le téléphonebexio ↔ HubSpotSynchronise nom, adresse, téléphone,e-mail et langue, rue et numéro séparésbexio ou HubSpotLes mêmes données, personne reliée àl’entreprise

Le problème

L’application gratuite de HubSpot ne synchronise que les contacts, et dans un seul sens. Depuis que bexio sépare la rue et le numéro, les adresses venant de HubSpot n’arrivent plus dans bexio, le lien entre l’entreprise et la personne non plus, et le champ de la langue manque. Un deal gagné ne donne dans bexio ni offre ni facture. Le deal est donc ressaisi à la main dans bexio, et pour savoir s’il a été payé, il faut aller voir dans la comptabilité.

Avant et après : ce que la connexion bexio ↔ HubSpot changeJusqu’iciRessaisir le deal à la main dansbexioAvec la connexionL’offre ou la facture est créée àpartir du dealJusqu’iciEntreprise et personne non reliéesAvec la connexionPersonne de contact reliée àl’entrepriseJusqu’iciSynchronisation dans un seul sensAvec la connexionContacts synchronisés dans les deuxsensJusqu’iciL’adresse n’arrive pas dans bexioAvec la connexionRue et numéro séparés dans bexioJusqu’iciLe paiement ne se voit que dans lacomptabilitéAvec la connexionOuverte, solde ou payée : visibledans le dealAvant et après : ce que la connexion bexio ↔ HubSpot changeJusqu’iciRessaisir le deal à la main dans bexioAvec la connexionL’offre ou la facture est créée àpartir du dealJusqu’iciEntreprise et personne non reliéesAvec la connexionPersonne de contact reliée àl’entrepriseJusqu’iciSynchronisation dans un seul sensAvec la connexionContacts synchronisés dans les deuxsensJusqu’iciL’adresse n’arrive pas dans bexioAvec la connexionRue et numéro séparés dans bexioJusqu’iciLe paiement ne se voit que dans lacomptabilitéAvec la connexionOuverte, solde ou payée : visible dansle deal

Ce qu’il fait

  • Crée dans bexio une offre ou une facture pour chaque deal gagné, avec les lignes du deal ; si le deal n’a qu’un montant, celui-ci devient une ligne
  • Retrouve l’entreprise dans bexio par son nom ou par le domaine de son site, sinon la crée ; retrouve la personne de contact par son adresse e-mail et la relie à l’entreprise
  • Inscrit le numéro du document et le lien vers bexio dans des champs dédiés du deal
  • Rapatrie régulièrement l’état dans HubSpot : offre ouverte ou acceptée, facture ouverte avec le solde ou payée
  • Si le deal change tant que le document est encore un brouillon dans bexio, le document est mis à jour
  • Chaque deal une seule fois ; si bexio est brièvement injoignable, le transfert est relancé automatiquement, et si un deal ne peut pas être transféré, la raison figure dans le deal
  • Synchronise sur demande les entreprises et les personnes dans les deux sens : nom, site web, adresse et téléphone pour les entreprises, nom, adresse, téléphone, e-mail et langue pour les personnes ; le champ d’adresse unique de HubSpot est séparé dans bexio en rue et numéro
  • Relie la personne et l’entreprise des deux côtés ; une nouvelle entreprise venant de HubSpot est créée dans bexio, une nouvelle personne seulement avec son entreprise
  • La première synchronisation ne remplit que les champs vides ; ensuite, chaque modification passe de l’autre côté, et si les deux côtés modifient le même champ, HubSpot l’emporte
  • Vous activez la synchronisation des contacts sur la page de configuration

Aperçu

Les captures montrent HubSpot et bexio en allemand.

Deal HubSpot « Wartungsvertrag Gebäudetechnik 2027 » à l’étape « contrat envoyé », avec la personne de contact Sandra Keller et l’entreprise Muster Elektro AG
1. Le deal dans HubSpot, pas encore gagné. Entreprise, personne de contact et positions sont saisies.
Le même deal à l’étape « conclu et gagné » ; les champs bexio indiquent le numéro d’offre AN-00030 et le lien vers l’offre dans bexio
2. Deal passé à « gagné » : peu après, le numéro d’offre et le lien vers bexio figurent dans le deal.
Offre AN-00030 dans bexio pour Muster Elektro AG, personne de contact Sandra Keller, avec les deux positions du deal et un total de CHF 6 918,40 TVA comprise
3. L’offre dans bexio, avec la personne de contact et les positions du deal, TVA calculée.
Le deal dans HubSpot avec le champ « bexio Stand » : offre acceptée
4. Quand l’offre est acceptée dans bexio, le deal l’indique : « Offerte angenommen ».

Mise en place

Aucune programmation, rien à installer sur vos ordinateurs ou serveurs. En place en un quart d’heure :

  1. Ajouter l’application dans HubSpot
  2. Cliquer sur « Se connecter à bexio » et s’identifier chez bexio
  3. Confirmer l’adresse de facturation, préremplie à partir du profil de votre entreprise dans bexio
  4. Confirmer les réglages préremplis

Type de document, taux de TVA, compte de produits, unité et utilisateur responsable sont préremplis à partir de votre compte bexio. Vous y activez la synchronisation des contacts en cochant une case. La connexion à bexio passe par mon service de connexion connect.strainovic-it.ch, et le service lui-même tourne sur un serveur d’Infomaniak en Suisse.

Prix

  • 30 jours gratuits et sans engagement, avec vos vrais deals
  • Ensuite CHF 348 par an. Cela ne devient contraignant qu’avec votre paiement ; sans paiement, le transfert s’arrête et aucun frais n’est dû. L’année payée court jusqu’à son terme, sans remboursement ; rien ne se renouvelle de lui-même, la facture annuelle suivante est une proposition

Essayer

Essayer gratuitement 30 jours

  1. Installer l’application dans HubSpot, il faut pour cela des droits d’administrateur. L’application n’est pas encore vérifiée par HubSpot, c’est pourquoi HubSpot affiche un avertissement, que vous confirmez par une saisie.
  2. Cliquer sur « Se connecter à bexio » et se connecter à bexio. Les 30 jours d’essai commencent à ce moment.
  3. Confirmer ensuite l’adresse de facturation, préremplie à partir du profil de votre entreprise dans bexio. La facture annuelle arrive par e-mail 7 jours avant la fin de l’essai, payable sous 30 jours, le transfert continue jusque-là ; sans paiement, aucun frais n’est dû.

Vous préférez d’abord poser vos questions ? Écrivez-moi.

Pour faire préparer aussi demandes par e-mail, factures fournisseurs ou rappels par un modèle de langage, avec validation dans bexio : Connecter l’IA à bexio et myfactory.

Strainovic IT, Steinach SG, développement pour les PME et agences suisses depuis 2016.