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Fattura QR per HubSpot: il codice QR svizzero nel PDF della fattura

Il codice QR è nel PDF di HubSpot. Appena una fattura in CHF viene aperta in HubSpot, 2 o 3 secondi dopo un vero codice QR svizzero compare nel PDF che HubSpot stesso genera e invia, con il link alla sezione pagamento conforme alla norma, ricevuta compresa. I pagamenti dal file camt.054 della vostra banca portano la fattura in HubSpot su «pagata».

Flusso: appena una fattura in CHF viene aperta in HubSpot, il servizio genera codice QR e sezione pagamento, il codice QR compare poi nel PDF della fatturaHubSpotFattura in CHF apertaFattura QR per HubSpotGenera codice QR esezione pagamentoHubSpotCodice QR nel PDFdella fatturaFlusso: appena una fattura in CHF viene aperta in HubSpot, il servizio genera codice QR e sezione pagamento, il codice QR compare poi nel PDF della fatturaHubSpotFattura in CHF apertaFattura QR per HubSpotGenera codice QR e sezione pagamentoHubSpotCodice QR nel PDF della fattura
Riconciliazione dei pagamenti: il file camt.054 della banca viene caricato, il servizio attribuisce ogni pagamento alla fattura tramite il riferimento, la fattura in HubSpot passa a pagataBancacamt.054 con ipagamenti ricevutiFattura QR per HubSpotAttribuisce ilpagamento tramiteriferimentoHubSpotFattura pagataRiconciliazione dei pagamenti: il file camt.054 della banca viene caricato, il servizio attribuisce ogni pagamento alla fattura tramite il riferimento, la fattura in HubSpot passa a pagataBancacamt.054 con i pagamenti ricevutiFattura QR per HubSpotAttribuisce il pagamento tramiteriferimentoHubSpotFattura pagata

Il problema

HubSpot genera e invia le fatture da solo, ma senza codice QR svizzero, e il modello di fattura non si può adattare. Chi fattura in CHF manda quindi ai clienti una fattura senza codice: IBAN e importo vengono ribattuti, il pagamento arriva senza riferimento, e chi vuole sapere se è pagato guarda nell’e-banking e lo riporta a mano in HubSpot.

Prima e dopo: cosa cambia con Fattura QR per HubSpotFinoraFattura HubSpot senza codice QRCon Fattura QR per HubSpotCodice QR nel PDF, 2 o 3 secondi dopol’aperturaFinoraNessuna sezione pagamento conformeCon Fattura QR per HubSpotSezione pagamento con ricevuta inPDF, tramite linkFinoraPagamento senza riferimentoCon Fattura QR per HubSpotRiferimento QR o Creditor Referencenel codiceFinoraRiportare il pagamento a mano inHubSpotCon Fattura QR per HubSpotCaricare il camt.054, la fatturapassa a «pagata»Prima e dopo: cosa cambia con Fattura QR per HubSpotFinoraFattura HubSpot senza codice QRCon Fattura QR per HubSpotCodice QR nel PDF, 2 o 3 secondi dopol’aperturaFinoraNessuna sezione pagamento conformeCon Fattura QR per HubSpotSezione pagamento con ricevuta in PDF,tramite linkFinoraPagamento senza riferimentoCon Fattura QR per HubSpotRiferimento QR o Creditor Reference nelcodiceFinoraRiportare il pagamento a mano inHubSpotCon Fattura QR per HubSpotCaricare il camt.054, la fattura passaa «pagata»

Cosa fa

  • Inserisce in ogni fattura in CHF aperta in HubSpot un vero codice QR svizzero (Swiss QR Bill) con beneficiario, IBAN, importo, riferimento e comunicazione «Fattura INV-…»; compare nel PDF che HubSpot genera e invia e nella pagina della fattura in HubSpot
  • Aggiunge il link «Sezione pagamento con ricevuta (PDF)»: un A4 con sezione pagamento e ricevuta in basso, come prescritto dalle banche, per chi vuole la sezione pagamento su carta
  • Con un IBAN QR un riferimento QR, con un IBAN normale una Creditor Reference (SCOR) ricavata dal numero di fattura
  • Il debitore è l’azienda collegata alla fattura con il suo indirizzo, altrimenti il contatto
  • Testi del blocco QR e della sezione pagamento in tedesco, francese, italiano o inglese, secondo la lingua della fattura
  • Se cambia l’importo di una fattura aperta, il codice QR viene sostituito
  • Anche le fatture ricorrenti degli abbonamenti HubSpot ricevono il codice QR, prima che HubSpot le invii
  • Funziona senza workflow, anche nel portale gratuito di HubSpot: HubSpot segnala al servizio ogni modifica a una fattura
  • Riconciliazione dei pagamenti: caricate il file camt.054 della vostra banca nella pagina di configurazione. Per ogni pagamento dell’intero importo aperto il servizio crea un pagamento in HubSpot, e la fattura passa a «pagata». Pagamenti parziali, importi diversi, fatture già pagate e riferimenti sconosciuti vengono mostrati per la verifica, di questi non viene registrato nulla; la stessa scrittura bancaria non viene mai registrata due volte
  • Solo fatture in CHF

Un limite: HubSpot non permette di modificare il modello di fattura. Perciò il codice QR compare sotto «Commenti», dopo i totali, e non come sezione pagamento in fondo alla fattura; la sezione pagamento conforme alla norma si ottiene tramite il link.

Come appare

Le schermate mostrano HubSpot e la pagina di configurazione in tedesco.

PDF della fattura HubSpot INV-1019 di CHF 370.35, sotto «Kommentare» il titolo «Zahlung per QR-Rechnung» con il codice QR e il link «Zahlteil mit Empfangsschein (PDF)»
1. Il PDF generato da HubSpot: sotto «Kommentare» compaiono il codice QR e il link alla sezione pagamento.
Pagina A4 «Zahlteil zur Rechnung INV-1019» con ricevuta e sezione pagamento in basso, riferimento RF05 INV1 019, importo CHF 370.35
2. La sezione pagamento dietro il link: A4 con ricevuta e sezione pagamento in basso, riferimento e importo come sulla fattura.
Pagina di configurazione «QR-Rechnung für HubSpot einrichten» con i campi beneficiario, IBAN, lingua e indirizzo di fatturazione per l’abbonamento
3. La pagina di configurazione: beneficiario, IBAN, lingua e indirizzo di fatturazione per l’abbonamento, da compilare e salvare una sola volta.

Configurazione

Nessuna programmazione, nulla da installare sui vostri computer o server:

  1. Installare l’app in HubSpot
  2. Nella pagina di configurazione inserire beneficiario, IBAN o IBAN QR, lingua, indirizzo di fatturazione ed e-mail per l’abbonamento, poi salvare
  3. Da quel momento le fatture aperte in CHF ricevono il codice QR

La pagina verifica l’IBAN e mostra un codice QR di prova. Il servizio gira su un server di Infomaniak in Svizzera; immagine QR e sezione pagamento restano nell’archivio file del vostro portale HubSpot. Cosa viene salvato e quando viene eliminato è descritto nell’informativa sulla protezione dei dati.

Prezzo

  • 30 giorni gratis e senza impegno, con le vostre fatture reali
  • Poi CHF 600 all’anno per portale HubSpot, IVA esclusa (Strainovic IT non è soggetta all’IVA). Diventa vincolante solo con il vostro pagamento; senza pagamento i codici QR terminano e non nasce alcun costo. L’anno pagato va fino alla fine, senza rimborso; nulla si rinnova da sé, la fattura annuale successiva è una proposta. Sulle fatture ai vostri clienti non compare mai alcun accenno all’abbonamento

Provare

Provare gratis per 30 giorni

  1. Installare l’app in HubSpot, servono diritti di amministratore. L’app non è ancora verificata da HubSpot, perciò HubSpot mostra un avviso, che confermate con un’immissione. I 30 giorni di prova decorrono dall’installazione.
  2. Nella pagina di configurazione inserire beneficiario, IBAN o IBAN QR, lingua, indirizzo di fatturazione ed e-mail per l’abbonamento, poi salvare. La pagina verifica l’IBAN e mostra un codice QR di prova.
  3. Da quel momento le fatture aperte in CHF ricevono il codice QR. La fattura annuale arriva per e-mail 7 giorni prima della fine della prova, pagabile entro 30 giorni, fino ad allora i codici QR continuano; senza pagamento non nasce alcun costo.

Preferite prima chiarire delle domande? Scrivetemi.

Strainovic IT, Steinach SG, sviluppo per PMI e agenzie svizzere dal 2016.